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一、现状问题

档案管理由于其特殊性、繁复性、重要性、历史性等特征,很多企事业单位在这部分的管理明显跟不上现代信息化发展水平。主要突出表现的问题是:

1.档案管理无序化

2.档案管理人工工作量巨大

3.检索再利用困难

4.无法适应企业信息化带来的无纸化归档要求

随着企业的发展,各种重要的办公流程、邮件、邮件、公文、公告等都可以进行无纸办公。重要的文件、流程、收发文件等,都是要存档的,而 OA的重要邮件、文件、公告等,都是要存档的。私人存储容量(100-200 M),不能满足所有邮件,流程,文件的长期存储。因此,对于档案管理中的关键文档,就显得尤为迫切。

因此,要使企业的重要资料文件得以妥善保管,便于检索和再利用,就成为了档案管理工作中亟待解决的问题。

二、系统设计的目的

建立一个有效、标准化的企业档案管理体系,是企业管理信息化、促进企业发展的一个关键环节。我国的高校图书馆管理信息化建设的主要任务是:

1、实现所有的档案工作的信息化

从档案采集、分类、归档、管理、检索、查阅、销毁等整个档案的数字化管理模式,替代以往手工检查、手工查阅。尽量做到资料的电子化和信息化管理。

MIS的目的1——信息化的文件管理

2、加强企业档案的安全监管

全部档案管理,实行双线备份,实现企业档案资料线下纸质、线上电子档案的双线管理,协助企业把关键产品技术、科技信息、项目成果、工程资料尽最大可能实现电子化、代码化管理,线下线上相结合。确保相关信息的保管与保管。

3、提高企业的档案处理能力,提高企业资源的使用效率

企业档案既是企业发展的一笔珍贵的历史与财产,同时也是企业今后的发展、科技创新、制度变革的一个主要数据库,它为企业管理、技术、应用人员提供了无穷无尽的资源和支撑。因此,要适应企业不断加速的发展,就需要加强对企业重要产品、科技资料、文件资料和制度资料的检索、查阅和利用的效率。建立健全的企业重大数据存档,使档案电子化、信息化管理、双线管理,并利用现代科技手段快速查阅、科学变更、及时积累。方便商业发展。

三、系统功能体系结构

系统体系结构遵循“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便使用”四个方面的设计理念。

四、技术架构设计

1、存储方式设计

人事档案信息管理系统可以实现对所有的文档进行统一的存档,大大减少了人工审核和人工收集的繁琐。

在收集和处理过程中,将会将其与文档的副本一起进行备份,并进行再分类存储。而档案馆对文件和电子化内容的保存,则更加的具有较高的安全性,并采取了全面的存档方式。在非自然条件下,上述资料的资料应妥善保管,不可损坏或遗失。

2、系统功能设计

人事档案信息管理系统分为四个部分:信息采集、管理、使用和注销,全面管理档案全过程。

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