实施体系化管理工作的程序性设计

(按:偶然发现许多年前写的一篇东西,也把她发出来吧,或许能有点价值、否则就永远没有出头日了呢。一晃廿年,感谢进入信息化数字化新时代)题目:实施体系化管理工作的程序性设计(作者:陈文育)2004年3月目录引言一、现状1、问题及意义2、可行性二、基本概念和原理简述1、体系化管理工作2、PDCA循环三、实施一项体系化管理活动的基本流程和工作内容(

实施体系化管理工作的程序性设计

(按:偶然发现许多年前写的一篇东西,也把她发出来吧,或许能有点价值、否则就永远没有出头日了呢。一晃廿年,感谢进入信息化数字化新时代)

题目:实施体系化管理工作的程序性设计

(作者:陈文育)

2004年3月

目 录

引言

一、 现状

1、问题及意义

2、可行性

二、基本概念和原理简述

1、体系化管理工作

2、PDCA循环

三、实施一项体系化管理活动的基本流程和工作内容

(一)策划阶段(P)

1、领导决策

2、落实推行组织

3、制定方针、目标;宣传、教育培训

4、系统规划,系统分析、设计,资源配置

5、制定详尽、可执行的实施计划

(二)实施阶段(D)

6、文件化体系的设计、制定、审核、修改完善、颁布执行

7、体系文件实施的教育、培训

8、管理体系实施、运行

(三)检查阶段(C)

9、测量和监控

10、不合格纠正和纠正措施

(四)改进阶段(A)

11、持续改进

12、系统完善

13、管理体系的丰富和整合

四、实施体系化管理工作程序简图

结束语

实施体系化管理工作的程序性设计

内容提要:

本文以实施体系化管理工作(即建立并保持一项管理体系)为对象,以PDCA循环为基本原理,采用过程和系统的方法,对如何成功实施一项体系化的管理工作进行了程序性的优化设计,明确了建立并保持一项管理体系所要经过的策划、实施、检查、改进四个阶段的工作内容和要求。

关键词:体系化管理工作、标准化、PDCA循环、系统方法

引言

生产作业人员按照标准化作业指导书规范操作,可以推广先进的作业方法、减少差异、提高工作效率。管理部门开展管理活动是否也可以按照一套科学、规范的程序性标准来进行呢?标准化的理论和经验认为,管理方法、工作程序同样可以标准化,可以用工作程序类的标准指导、约束我们的管理工作,提高管理工作的成效和效率。本文试以实施体系化的管理工作为对象,以PDCA循环为基本原理,采用过程和系统的方法,对如何成功开展一项管理活动作一个程序性的设计,以理清实施一项管理工作的思路和要求。

一、现状

1、问题及意义

按照先进、通用的管理标准、向先进的企业学习成功经验,导入成熟的管理方法是快速提高管理水平和赢利能力的便捷之路。但,同样初衷良好,而有的企业、有的项目做得好、有的却效果不明显,甚至是走形式、半途而废。其中原因很多,但不可否认,实施过程、工作方法、程序是否规范、科学是其重要的原因。因此,研究、重视实施过程的规律性和规范性是取得预期效果的重要保证。

2、可行性

建立各类管理体系均是设定方针和目标,以及实现这些目标的一组相互关联、相互作用的过程的集合。建立管理体系的过程就是将这些过程有机结合起来,并不断完善管理体系,这是体系化的管理工作的共同特点,因此就必须遵循其基本要求和基本程序。

二、基本概念和原理简述

1、体系化管理工作:特指企业为实现某个特定的管理目标,按照一项完备的管理标准或成熟的管理方法、管理经验的要求,以建立并保持一个管理体系为目的,在本组织内部开展的计划、实施、检查和改进等一系列的持续性、系统性、体系化、文件化(制度化、标准化)的管理工作。

如在企业内建立质量管理、环境管理、安全卫生管理、食品安全管理、5S现场管理体系,实施全面预算管理,推行SOP及CPCP-R,6西格码管理等等工作。

体系化管理工作具有长期性、连续性、全员性、系统性、文件化等特点。

2、PDCA循环:管理专家戴明博士提出开展、改进一项工作必须经过计划、实施、检查、处理四个阶段,并不断循环运转的简明、科学、实用的管理方法。是使任何一项活动有效进行的合乎逻辑的工作程序,是对持续改进工作的一种科学的总结。

PDCA循环是一个大循环套小循环,并不断循环、螺旋式上升的过程。

实施体系化管理工作的程序性设计

三、实施一项体系化管理活动的基本流程和工作内容

(一)策划阶段(P)

1、公司领导决策

现代管理理论、管理方法层出不穷,企业要开展某一项体系化、系统性的管理活动,应针对本组织的薄弱环节和存在问题,有针对性地选择实施,也就是要科学、系统的分析实施该项管理活动必要性和可行性,基于企业现状和事实进行科学的决策(因为开展一项管理活动是要付出相当的管理成本的,同时也存在风险)。

公司最高管理层在统一思想的基础上做出正确决策,并为此提供有力的支持。领导始终如一的有力支持是成功实施一项管理工作的基本前提。为此,公司领导应向各部门负责人申明实施该项管理工作的目的、决心和要求。

实施一项体系化管理工作经由有决策权的公司领导批准后就成为公司的一项重大管理工作,应以公司文件的形式通知公司各部门,并列入公司年度工作计划。

如果有两项以上的大的管理活动都需要开展,应该慎重分析是否可以同时开展,是否会分散精力,是否会产生冲突。最好按照紧迫程度和各自的相互依托关系分出先后顺序。

实施一项系统性的管理活动是全公司的事,各个职能管理部门不能独立开展。最好由企业的综合管理部门统一筹划,以保证各个管理体系(先后建立的)的协调性、互补性和整体性。另外导入的时机也相当重要,必须根据本企业的生产经营实际情况适时开展工作。

2、落实推行组织

体系化的管理工作涉及企业的各项工作和各个业务部门,工作量大而广,必须组建一个强有力的、严格高效的推行小组,这是体系化管理工作有效开展的组织保证。

推行小组可以在不打破原有机构设置的基础上交给一个责任部门落实推进工作,也可以专门设立一个办事机构(当该项管理体系基本建立后可交由一个管理部门继续改进、完善)。

不论采取那种方式设立组织机构,都应由公司的最高管理者担任决策人,由公司主管领导具体领导,统一指挥和协调;各部门领导参加(体现领导作用和全员参与),选择合适的人员(有一定经验、知识。也可以请外部专家参与),组成具体落实工作骨干班子,明确常设工作地点。

推进小组建立后应明确各类职责和权限和制定工作计划。

3、制定方针、目标;宣传、教育培训

3.1制定方针、目标

开展一项管理活动就是要实现一定的目标,必须明确开展本次管理活动的要求、方针,制定出阶段性的目标。

方针是建立管理体系、开展各项管理活动的准则,既是公司对内对外的承诺,又是全体员工行动的纲领。方针应与本企业的宗旨、经营目标相适应,并充分体现该项活动的全部的基本要求,给出制定和评审目标的框架。

目标是根据方针的要求,在一定时期内所要达到的预期效果。一项体系化管理工作的目标应该是企业目标的组成部分。目标应该满足“SMART”即,S—明确性、M—可量性、A—达成性、R—相关性、T—时间性的要求。

方针和目标应形成文件,并在企业各个层次上得到广泛和积极地理解和贯彻。

3.2、宣传、教育培训

3.2.1宣传

在组织中实施一项大的管理工作,必须取得广大员工的理解和认同,激发他们参与此项工作的热情和积极性。只有全员充分参与,活动才能取得预期的成果。宣传的目的就是要将公司的决策目的准确无误地传达下去,体现公司领导的决心,在公司范围内营造必要的推进声势和氛围,号召广大员工积极主动、充分参与。

公司自上而下将实施此项管理工作的目的、必要性明确向员工宣示,将全体员工的想法、价值取向统一到公司的企业精神内。

宣传的内容:介绍基础知识、实施意义和实施要领以及步骤等。

宣传方式和工具: 公司文件、内部刊物、宣贯资料,标语、海报、征文、口号征集,摄影图片等等不拘一格。

3.2.2教育培训

体系化的管理工作是专业性的管理工作,不同层次和不同部门的员工必须掌握基本的知识和技能,教育培训的目的是解决如何做好的问题,解决所需知识、意识、技能和能力问题。

教育培训应自上而下进行,并针对不同对象(公司领导、推进组织成员、中层、一般员工、)传授不同的培训内容和采取形式多样的培训形式。

宣传、教育培训也应该按照PDCA的模式有计划、有组织地进行。

全员充分参与是成功实施一项管理工作的根本保证,而开展一项新的管理活动对员工来讲无疑是在原有工作的基础上增加了工作量,只有解决员工“心、技、体”三方面的问题,才能使员工充分、有效地参与。宣传和培训分别解决员工的意愿(心)和技能(技)问题,再通过激励机制和搭建平台,员工就可以发挥才智,身体力行(体)。

4、系统规划,系统分析、设计,资源配置

一项体系化的管理工作时一项庞大的系统工程,在实施一项体系化的管理工作前必须做好该项管理体系整体结构的策划工作,应按照过程方法和管理的系统方法,识别管理体系的过程,明确这些过程的具体管理活动,确定管理体系的整体结构,确保管理体系的系统性、整体性。

系统分析主要指对照要实施的体系化管理工作的标准或规范要求,逐项、逐条检查实际运行情况,分析存在的差距、问题及管理上的空白,明确存在问题和解决的思路。

系统设计主要是针对存在问题,判断企业的各类资源(人、财、物)状况,提出解决的办法和控制措施(如果有几种解决办法,应选择一个最优的实施方案),配置相应的资源,完善组织机构,分配落实各项职责。

系统分析、系统设计的结果(输出)就是形成实施该项管理工作的策划方案(该方案不一定是文件形式的),策划方案的内容可根据需要而定,但应该包含对实施该项管理工作包括哪些主要过程、哪些主要职能活动,时间安排及企业管理、技术现状,人力保证,资金保障、基础设施等资源状况的优、劣势的分析。以明确那些条件、资源不足,如何补充,并制定出大的实施框架和步骤。

策划方案由成立的推进组织拟定,也可以请专家,进行咨询和指导。经公司最高管理这批准后,由相关责任部门落实。比如,根据需要对组织机构进行调整;明确各部门的职责和权限;配置或调配相关资源等。

5、制定详尽、可执行的实施计划

实施、开展一项体系化、系统化的管理活动必须有一个缜密的、切实可行的实施计划,计划是行动的纲领,同是检查各项活动开展情况的依据。

一个完备的实施计划应该包括、明确“5W2H”,即:WHY—为什么要这一计划;WHAT—执行什么任务、开展什么工作;WHERE—在哪里执行这一计划;WHO—由谁来执行这一计划;WHEN—什么时候完成;HOW—用什么方法完成;HOW MUCH—做到什么程度、达到什么目标。

计划形成后,就应该严格执行。但计划不是一成不变的,可以根据实施过程中的实际情况、按照规定的权限进行适时调整,以更有利于实际管理活动的推进。

实施体系化管理工作的程序性设计

(二)实施阶段(D)

6、文件化体系的设计、制定、评审、修改完善、颁布执行

体系化的管理工作必须形成文件,建立一个文件化的体系,这是实施并不断完善管理体系的前提和基本保障。

企业应该根据策划、规划阶段确定的方针、目标,主要过程、活动及该项管理工作标准、规范要求(即,依据组织特点和满足标准要求)等内容,组织有关人员编写文件(一整套管理制度和方法),一般的文件化体系都应包括:手册、程序文件、作业文件、记录等各个层次的文件,形成一个文件化的体系,明确管理体系的总体结构、框架,主要过程的工作流程,作业方法,监视和测量的方法,评价的标准,设计整个体系运行的记录及记录(信息)传递要求等。并使体系各层次文件保持协调一致、不断完善。

企业应组织各部门及有关专家对形成的体系文件进行审核、评审,结合方针、目标进行评价,分析其有效性和适宜性。对文件审核、评审中发现的问题应及时进行修改、完善。文件的完善是一项长期性的工作,文件必须实行动态化管理,在运行过程中进行定期或不定期的修改、评审和完善。

文件经审定合格后,按照公司文件管理规定,经批准、颁布,使之成为企业法规性文件,各相关部门和人员必须严格执行。

文件的形成过程也应该按照PDCA循环的工作程序进行。

7、体系文件实施的教育、培训

企业全体员工对文件的关注和理解程度是体系文件能否有效发挥作用的关键。因此,文件颁布后必须对全体员工进行教育(意识、态度方面)和培训(对文件的理解、作业技能方面),使员工正确理解文件相关条款内容并认识到贯彻执行的重要性,保证文件得到认真、严格地贯彻执行。

8、管理体系实施、运行

管理体系运行是一个长期和持续的过程,运行过程要求按体系文件规定认真执行、整体协调运作,并真实、及时记录有关运行的信息。确保文件得到认真、切实地贯彻执行。

运行过程中由公司主管领导组织、指挥和协调各职能部门之间和各个过程间的关系,保持畅通的沟通,使各项活动能协调一致、有序进行。

实施体系化管理工作的程序性设计

(三)检查阶段(C)

9、测量和监控

企业应根据管理体系的方针、目标,进行体系运行情况和业绩的监视和测量,监视和测量包括对过程运行情况的监视和测量、过程输出结果的监视和测量。为此企业应该建立一个的测量和监控系统,形成自我发现问题、自我纠正的机制。

一个有效的测量和监控系统统应该包括:完备的监视和测量装备和手段;系统的评价、考核基准(标准)、方法及准确、快速的信息传递、反馈系统。

针对过程和活动的输出结果及关键控制点应该建立监视和测量系统,应该应文件的形式明确监控的方法、标准、频次、负责人、监控结果的判定、评估等内容。

体系运行情况测量和监控的手段有不定期的日常监控,内部、外部审核和管理评审、自我评价等形式。

10、不合格纠正和纠正措施

创建一项管理体系的真正目的就是要创造一个容易发现问题容易发现问题的环境,并在发现问题后能及时的彻底解决。

因此,必须对体系运行中出现的问题及监控中发现的不合格,按照文件规定及时纠正,并采取纠正措施,及时进跟踪验证,以杜绝同类问题再次发生。

实施体系化管理工作的程序性设计

(四)改进阶段(A)

11、持续改进

实施一项体系化的管理工作,包括建立、保持和持续改进三项内容。企业应建立并形成一个自我完善、不断改进的机制,以确保系统能持续保持其有效性,并不断改进和完善。

持续改进可以通过:日常信息反馈、分析,数据的分析,日常监控、内部审核,管理评审及自我评价等管理手段和途径寻求继续改进的机会,实施预防措施。

12、系统完善

企业的内部和外部环境是不断变化的,任何企业都不可能建立一个绝对完善的管理体系,这就要求组织在管理体系运行过程中依据PDCA循环方法不断进行维护,使管理体系的建立和实施维护、完善成为一个持续的、永不停滞的螺旋式上升的过程。在前一个循环处置、改进阶段结束时,应将成功的经验和实施方法标准化(标准化是制度化的最高形式,改进是标准化的基础,标准化是改进的巩固),列入管理文件中,并将运行过程中没有解决的问题或新发现的问题作为遗留问题转入下一个PDCA循环之中。

在每次循环中都要严格进行不合格控制,进一步采取纠正与预防措施。通过PDCA循环运动达到持续改进、完善的目的

不断研究管理体系的适宜性和有效性,寻求改进的机会,还应根据系统环境的变化信息,分析方针、目标的适宜性,并适时更新。

下一个PDCA循环过程。即,在策划阶段(P)明确问题、分析原因、提出措施计划,在实施阶段(D)确保解决问题的资源和信息,通过文件教育和运行过程控制支持解决问题,检查阶段(C)根据最初目标,对问题的过程数据和结果进行监控,并报告监控结果,在处置阶段(D)对监测数据进行分析,评价效果,将成功之出列入文件,遗留问题再列入下一次循环。按此方法形成一个闭环的、螺旋式上的循环运动

13、管理体系的丰富和整合

任何一项管理体系都只是企业整体管理系统的一部分,企业各方面的管理工作都按照系统的方法建立企规范化的管理体系,并做到有机融合,互相支持、相辅相成,才能提高企业的整体管理水平。

同时,社会在不断发展进步,先进的管理理念和方发、经验不断的涌现,因此,一项管理活动取得阶段性的成功和成绩后,应该及时进行总结,可以考虑下一个步骤、实施另一项管理工作,比如成功实施5S后可以导入ISO9000,进而实施ISO14000,OHSAS18000、HACCP等。

实施体系化管理工作的程序性设计

四、实施体系化管理工作程序简图

实施体系化管理工作的程序性设计

实施体系化管理工作程序简图

结束语:

作为阶段性学习的论文,本文的主体内容不是一个程序性的管理文件(作为企业制度的程序文件只规定要求,不展开论述),而只是一个形成文字的开展工作的思路和对管理工作规范化、标准化的有益尝试,还需要在实际工作中进一步积累经验,进行补充、修订、完善。而且,应根据具体的管理工作要求和实际情况灵活运用。

但愿我的这一选题能引起更多的,从事管理工作的同志的关注,共同探讨这一工作的规律,把企业管理工作推进到更高层次。

参考、学习资料:

1、《质量管理学》第二、三、四章 刘书庆编著 机械工业出版社

2、《卓越现场管理—5S推行实务》5S管理体系的推进 刘敏兴讲 光华管理培训顾问公司出版;

3、《如何通过ISO14001认证》郑亚南主编 国家环保总局华夏环境管理体系审核中心编;

4、《2000版质量管理体系标准理解与实施》、《食品安全卫生(HACCP)控制体系建立流程》等资料。

注:除学习上述资料和其他管理课程的基本原理和思路,本文更主要的是在通过实践工作,在总结其共同点和规律的基础上形成的。

实施体系化管理工作的程序性设计

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